Boekhoudkundige behandeling van internetsites en domeinnamen

Boekhoudkundige behandeling van internetsites en domeinnamen

Hoe wordt een ruimte op het web of een e-commercegebied boekhoudkundig behandeld? Hier zijn enkele richtlijnen over hoe u zich moet gedragen

Vandaag de dag is het heel normaal dat een bedrijf een website of een e-commercesite bezit, maar er is vaak een gebrek aan correcte informatie over hoe deze "middelen" of systemen op boekhoudkundig niveau moeten worden behandeld.

Allereerst is het noodzakelijk om een ​​duidelijk onderscheid te maken tussen wat een e-commercesite en een advertentiesite is. Iemand gebruikt ook een derde onderscheid en dat is de "showcase-site", maar ik doe het niet, de "showcase-site" valt nog steeds onder de categorie advertentiesites. Showcase-site zegt niets.

De e-commercesite is een soort website die verantwoordelijk is voor de verkoop op afstand van diensten en producten via een min of meer gearticuleerd en complex softwareplatform.

De advertentiesite is een soort website gewijd aan de presentatie van een bedrijf en zijn merk, inclusief het aanbod van producten en diensten, die ook min of meer complex is en gecorreleerd/ondersteund door marketingstrategieën die zijn ontworpen om een ​​loyaliteitsrelatie op te bouwen met klanten en/of of om nieuwe contacten te genereren om ze om te zetten in klanten (leadgeneratie).

Kort samengevat kan de website dus gerekend worden tot de intellectuele werken die een sterk creatief karakter hebben en die als zodanig ook de relaties en juridische beperkingen tussen de opdrachtgever en de leverancier van het werk zelf aantasten. De software, teksten, grafieken en architectuur van een site zijn stuk voor stuk elementen die het werk als geheel karakteriseren en de boekhoudkundige verwerking ervan bepalen.

Er is nog een ander element waarmee u rekening moet houden, wat erg belangrijk is en dat is de domeinnaam. Onder de Italiaanse maar ook Europese wetgeving volgt de domeinnaam, gelicentieerd voor gebruik (het eigendomsprincipe voor domeinnamen bestaat niet, vanuit boekhoudkundig oogpunt) en is onderworpen aan de wetgeving inzake de bescherming van handelsmerken. Daarom moet zelfs het boekhoudkundig management aandacht hebben voor dit aspect dat zeker niet te verwaarlozen is.

E-Commerce

een e-commerce website, d.w.z. een website die is ontwikkeld voor de verkoop op afstand van goederen en diensten, moet vanwege zijn aard tot de langetermijnkosten worden gerekend, aangezien deze in de eerste plaats kan worden geclassificeerd als een softwarecreatie en dus een immaterieel bezit. Dit soort kosten zijn altijd gemakkelijk identificeerbaar en theoretisch (ik zeg theoretisch een beetje ironisch, dat wil zeggen als de e-commercesite goed is gedaan) zouden ze toekomstige economische voordelen moeten opleveren voor het bedrijf dat eigenaar is van de site. Het is echter noodzakelijk dat aan alle voorwaarden wordt voldaan die nodig zijn om de kosten van de e-commercesite op te nemen in de activa en dat de afgeleide cysten betrouwbaar worden gemeten en aangegeven.

Volgens de OIC (Organismo Italiano di Contabilità) is het met betrekking tot immateriële vaste activa noodzakelijk om de uitgestelde kosten op de balans op te nemen en meer bepaald onder de immateriële activa die wettelijk beschermd zijn om vervolgens te worden geclassificeerd onder de immateriële vaste activa onder post BI3 "Rechten van industrieel octrooi en gebruik van intellectuele eigendom".

De boekhoudnormen verschillen op dit punt niet veel van land tot land en ondanks dat ik dit artikel heb toegespitst op de geldende wetgeving in Italië, kan ik met uiterste zekerheid zeggen dat wat ik schrijf ook van toepassing is in Zwitserland of Canada.

Wat de specificiteit van de Italiaanse regels betreft, kan ik hieraan toevoegen dat art. 103 lid 1 van de TUIR (Consolidated Income Tax Act) stelt heel duidelijk vast dat de afschrijvingsquota van de kosten van intellectuele eigendomsrechten aftrekbaar zijn voor zover ze niet meer dan 50% van de kosten mogen bedragen, op voorwaarde dat de put echter u deelneemt op een duurzame en actieve manier in het productieproces van het bedrijf.

Daarom hebben we altijd beweerd dat een e-commerce site geen software is maar een echt proces en dat dit een hele bedrijfsorganisatie tot in het kleinste detail beïnvloedt, bepaalt, verandert.

Advertentiesites

Wanneer een bedrijf zijn merk, zijn diensten of producten moet promoten via een internetsite die hier wordt gedefinieerd als "reclame", veranderen de boekhoudregels een beetje. In dit geval zijn de gemaakte kosten voor de aanleg en  publicatie van de website kunnen worden verantwoord als advertentiekosten en dus aftrekbaar zijn in het boekjaar waarin ze zijn gemaakt of lineair worden verantwoord in het boekjaar zelf en in de volgende vier jaren. Dit komt omdat advertentie-uitgaven gerechtvaardigd zijn en worden gemaakt om de naam, het merk en de reputatie van het bedrijf dat hen ondersteunt te verspreiden met als uiteindelijk doel het vergroten van marktaandelen, verkopen en dus inkomsten. Het is een schijnbare paradox dat het in sommige gevallen mogelijk is om de kosten voor een website te behandelen als echte representatiekosten, juist omdat de website de media-aandacht van het bedrijf vergroot en daarmee de zichtbaarheid bij derden.

Het is dan ook een algemene regel om de gemaakte kosten voor de creatie en publicatie van een corporate website te activeren, maar dit op voorwaarde dat deze uitgaven toekomstige voordelen kunnen opleveren voor de vennootschappelijke resultatenrekening. Dit komt omdat deze media-operaties de manier van werken en presenteren van het bedrijf aan het publiek moeten veranderen, waardoor de efficiëntie en het concurrentievermogen toenemen.

Ook in dit geval is het interessant om op te merken hoe de wetgever zijn aandacht precies heeft gericht op het principe van onderlinge afhankelijkheid van de website / het bedrijf, waardoor de ondernemer verantwoordelijk wordt gesteld tegenover het bedrijf zelf, waardoor een echt complex bedrijfsbeheerproces wordt bepaald. Dat wil zeggen, de website is geen "ding" dat apart kan worden gekocht, alleen maar om het te hebben.

Wat betreft de productie en publicatie van de inhoud van de site, teksten, afbeeldingen, grafieken, deze dienen alleen in het betreffende boekjaar in de resultatenrekening te worden verantwoord, aangezien het inhoud is met een vrij korte levensduur. De kosten van hosting en onderhoud van de serverruimte daarentegen worden eveneens als recurrente werkingskosten in de resultatenrekening van het boekjaar geboekt.

Domeinnaam.

De domeinnaam (ook wel domeinnaam of domeinnaam of hostnaam genoemd) is het adres van een site in alfabetische indeling (bijvoorbeeld www.parlamento.it), dus potentieel heel gemakkelijk te onthouden, in tegenstelling tot het adres IP (IP-adres) , die wordt uitgedrukt in numerieke vorm.

Een stukje doctrine en jurisprudentie

Er is geen duidelijke en precieze discipline over dit onderwerp, maar we kunnen gerust stellen dat doctrine en jurisprudentie het al enige tijd volledig eens zijn over het gelijkstellen van de "virtuele" wereld aan de fysieke wereld en dat bijgevolg de regels worden toegepast waarbij de eigenaar van de exclusieve gebruiksrechten van het typische teken kunnen derden ervan weerhouden het als domeinnaam te gebruiken. En het is geen triviale zaak.

In het bijzonder is de jurisprudentie van mening dat de registratie van een domeinnaam die het handelsmerk van anderen reproduceert of bevat, een inbreuk vormt op het handelsmerk, aangezien de activiteit hierdoor opnieuw kan worden gekoppeld aan die van de houder van het handelsmerk, waarbij de reputatie van het teken wordt uitgebuit. en daardoor een ongerechtvaardigd voordeel verkrijgen.

Dus …

Hieruit volgt dat de verwarring die de Italiaanse wet op het gebied van merken beoogt, concreet moet worden beoordeeld in de verschillende specifieke gevallen, aangezien er op basis van de werking van internet geen twee identieke domeinnamen kunnen zijn, terwijl het merkenrecht biedt de mogelijkheid om twee identieke onderscheidende tekens te hebben, althans in sommige gevallen (verschillende productsector of verschillend territoriaal gebied). Het resultaat is dat de exclusiviteit die voortvloeit uit een merkhouder met bijzondere aandacht moet worden meegewogen in de uitspraken over domeinnamen."

Het domein is dus een merk en het merk is een echt bedrijfsmiddel.

We zijn ons er terdege van bewust dat een domein alleen kan worden gekocht onder licentie voor gebruik en niet in eigendom, wat verschilt van het merk. Daarom zijn de gemaakte kosten voor deutilizzo van het domein moet worden geherkapitaliseerd onder post BI4 en afgeschreven als “Concessies, licenties en dergelijke” terwijl de kosten die de vennootschap maakt voor de verwerving van het vergunde domein als kosten op lange termijn moeten worden beschouwd.

In het vaak terugkerende geval dat de domeinnaam overeenkomt met de naam van het bedrijf en dus wordt gebruikt als identificatiemerk van het bedrijf zelf, is het noodzakelijk om te voldoen aan de relatieve wetgeving inzake de bescherming van merken zoals hierboven beschreven en zal dit ook van invloed op de boekhoudkundige behandeling, aangezien de voorwaarden voor het registreren van een dergelijk internetdomein op de balans identificeerbaar moeten zijn als BEDRIJFSMIDDELEN en de volledige identiteit moeten hebben om het te kunnen onderscheiden zonder de mogelijkheid van fouten. Als aan de voorwaarden is voldaan, zijn de afschrijvingsquota van de handelsmerken fiscaal aftrekbaar voor zover ze volgens de Italiaanse wetgever niet meer mogen bedragen dan 1/18 van de gemaakte kosten.